Tugas Pokok dan Fungsi (TUPOKSI)
Kepala Sub Bagian Administrasi Akademik
Kepala Sub Bagian Administrasi Akademik adalah unsur pembantu pimpinan yang dipimpin oleh seorang kepala dan bertanggungjawab langsung di bawah Kepala Bagian Akademik Kemahasiswaan (BAA).
- Landasan Hukum
Tupoksi ini berpedoman pada peraturan dan perundang-undangan sebagai berikut:
- Undang-Undang Republik Indonesia No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional;
- Undang-Undang Republik Indonesia No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi;
- Peraturan Presiden RI Nomor ____ Tahun 2014 Tentang Alih Status STAIN Bukittinggi menjadi IAIN Bukittinggi;
- Keputusan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 12 tahun 2015 tanggal 12 Februari 2015, tentang Ortaker IAIN Bukittinggi;
- Keputusan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor ___ tahun 2015, tentang Statuta IAIN Bukittinggi;
- Keputusan Menteri Agama No. B.II/3/01159.1 Tahun 2015 tanggal __________________ 2015, tentang Pengangkatan Rektor IAIN Bukittinggi;
- Keputusan Rektor IAIN Bukittinggi Nomor: 28/KP.07.6/190/2015 tanggal 20 Maret 2015, tentang Pengangkatan Kasubbag Administrasi Akademik IAIN Bukittinggi.
- Tugas Pokok
- Membantu membuat perencanaan, baik yang bersifat teknis administrasi, maupun yang bersifat pengembangan, khususnya yang terkait dengan kegiatan proses perkuliahan, administrasi akademik maupun usulan pengadaan sarana dan prasarana guna mendukung proses perkuliahan, sehingga memungkinkan terbentuknya academic atmosfer yang kondusif.
- Membuat progress report setiap semester tentang berbagai kegiatan yang telah, sedang dan akan dilakukan, khususnya di bidang pendidikan dan pengajaran, serta penyediaan sarana dan prasarana proses perkuliahan, serta persoalan administrasi akademik lainnya.
- Membantu Kabag untuk membahas berbagai persoalan yang terkait dengan proses perkuliahan, penyediaan sarana dan prasarana serta persoalan administrasi akademik.
- 4. Secara Periodik melakukan monitoring terhadap Jurusan/program studi yang hampir habis masa Izin Penyelenggaraannya dan masa berlaku akreditasi, serta menyusun penjadwalan permohonan Izin Perpanjangan Program Studi dan usulan pengajuan akreditasi.
- 5. Membantu Kabag dalam koordinasi dengan WR I, dan Jurusan/Program Studi melakukan publikasi penerimaan Mahasiswa Baru.
- 6. Mengoreksi surat-surat penting yang berhubungan lingkup pekerjaan-nya.
- 7. Melaksanakan administrasi baik secara mandiri ataupun koordinatif dengan unit-unit kerja yang lain guna mendukung kelancaran tugas-tugas di Sub Bagian Akademik Kemahasiswaan (AA).
- Fungsi
Bersama Kepala Bagian membantu Pimpinan IAIN Bukittinggi dalam mengelola dan melaksanakan administrasi urusan administrasi akademik.
- Wewenang
- Berwenang untuk mengambil kebijakan terhadap semua pekerjaan yang terkait dengan tugas-tugas administratif di lingkungan Sub Bagian Akademik Kemahasiswaan (AA).
- Berwenang untuk menghadiri rapat koordinasi dengan para Dekan, Direktur dan / atau dengan para Pembantu Dekan I, Wakil Direktur I, Ketua Jurusan, Sekretaris Jurusan, dan Kabag dan Karyawan di lingkungan Sub Bagian Administrasi Akademik.
- Berwenang untuk memutuskan apakah seorang calon mahasiswa transfer / alih jenjang secara administrasi dapat diterima di IAIN Bukittinggi atau tidak.
- Berwenang untuk memberikan pengantar kepada Fakultas / Jurusan untuk melakukan test akademik kepada para calon mahasiswa yang akan transfer atau alih jenjang ke IAIN Bukittinggi.
- Tanggung Jawab
- Kepala Subbag Administrasi Akademik bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Akademik Kemahasiswaan
- Bertanggung jawab pada semua jenis kegiatan yang dilaksanakan di Sub Bagian Administrasi Akademik (AA), baik yang bersifat perencanaan maupun yang bersifat teknis administratif, dalam hal:
- Seleksi Masuk
Melakukan administrasi seleksi penerimaan mahasiswa baru
Mengklasifikasikan data calon mahasiswa baru sesuai dengan latar belakang pendidikan, asal daerah, kemampuan orang tua dan nilai ujian akhir sesuai dengan pilihan jurusan/prodi
Mengadministrasikan sosialisasi calon mahasiswa baru
Menyiapkan bahan pelaksanaan SPMB/’PMDK
Mendokumentasikan soal-soal SPMB
- Registrasi/Her Registrasi
- Menyusun rencana dan program kerja tahunan.
- Menyiapkan instrumen-instrumen yang berkaitan dengan registrasi, her-registrasi, penerimaan mahasiswa baru.
- Menyiapkan Nomor Induk M
- Menyiapkan buku pedoman akademik mahasiswa
- Menyiapkan kalender akademik (konsultasi dengan Wakil Rektor I bidang Akademik)
- Mengurus perpindahan mahasiswa.
- Pindah Jurusan di IAIN Bukittinggi
- Pindah Jurusan Ke IAIN Bukittinggi
- Pindah Jurusan di Luar IAIN Bukittinggi
- Menyiapkan statistik mahasiswa.
- Mahasiswa baru
- Mahasiswa aktif
- Mahasiswa cuti
- Jadwal akhir pengajuan surat cuti (per semester)
- Jadwal pembuatan SK cuti (per semester)
- Mahasiswa Dropt Out (DO)
- Mahasiswa Selesai Studi (Wisuda)
- Membuat laporan secara berkala.
- Persiapan Perkuliahan
- Menyiapkan prasarana administrasi proses belajar mengajar
- Menyusun kalender akademik
- Menyusun jadwal perkuliahan
- Menyusun ratio dosen dan mahasiswa per semester
- Menyusun ratio dosen dengan kebutuhan SKS
- Melaksanakan Inventarisasi syilabi dan kurikulum pendidikan
- Mengadministrasikan konsorsium pembidangan ilmu
- Mengadministrasikan materi kuliah (silaby inti dan institusional)
- Perkuliahan
- Menyusun rencana dan program kerja tahunan.
- Mengumpulkan, mengolah, menganalisa dan menyajikan data dosen.
- Menyusun tentang masa studi mahasiswa dan cuti akademik.
- Menyimpan surat-surat, dokumen-dokumen yang berkaitan dengan pelaksanaan perkuliahan
- Menyiapkan statistik dosen
- Membuat laporan secara berkala.
- Evaluasi
- Menyusun rencana dan program kerja tahunan
- Mengumpulkan, mengolah, menganalisa dan menyajikan data pelaksanaan ujian mid semester, ujian semester, ujian masuk.
- Menyiapkan instrumen-instrumen untuk keperluan ujian-ujian.
- Mengendalikan KHS/
- Membuat laporan secara berkala.
- Pelaporan Hasil Studi
- Mengadministrasikan Ijazah, Akta dan transkrip nilai
- Mengarsipkan Ijazah, Akta dan transkrip nilai
- Mengadministrasikan izin penyelenggaraan Jurusan / program studi
- Mengadministrasikan akreditasi Jurusan dan Program Studi
- Menyiapkan buku pedoman akademik
- Menyajikan data statistik mahasiswa baik data text maupun grafik
- Pengolahan Data
- Mengumpulkan, mencatat, mengolah data dan menyajikan administrasi akademik.
- Menyimpan dan menginventariskan semua data administrasi akademik.
- Membuat laporan secara berkala.
Bukittinggi, Maret 2015
Kasubbag Administrasi Akademik,
TAFKIR, S.Ag
NIP. 19721029 200501 1 005